Blog

Nowelizacja Ustawy Akcyzowej zakłada, iż podatnicy akcyzy będą zobowiązani zrezygnować z papierowych form na rzecz elektronicznego prowadzenia ewidencji i dokumentacji akcyzowych. Taka zmiana poprawi jakość danych oraz zapewni większą efektywność pracy zarówno podatników jak i organów podatkowych. Już od kilku lat podmioty mają możliwość prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej, jednak nadal wiele z nich korzysta z tradycyjnej, papierowej metody. Nowelizacja Ustawy Akcyzowej zmieni taki stan rzeczy. Zdecydowanie warto już dziś przyjrzeć się dostępnym na rynku narzędziom IT do obsługi elektronicznych ewidencji akcyzowych. Pamiętajmy, że rozwiązanie musi spełniać szereg wymogów. Elektroniczna ewidencja powinna między innymi umożliwić wgląd w treść dokonywanych wpisów i uniemożliwiać ich usuwanie, pozwolić na korygowanie danych oraz zapewnić ich bezpieczeństwo.

Gotowym narzędziem, które wspiera proces prowadzenia ewidencji i pomaga w pełni przygotować się na nadchodzące zmiany jest Moduł Ewidencje Akcyzowe dostępny na Platformie PentaTAX. Aplikacja pozwala na zebranie w jednym miejscu pełnej informacji nt. wyrobów akcyzowych i zdarzeń z nimi związanych. Można je wprowadzać na wiele sposobów: elektronicznie/automatycznie z platformy PentaTAX, elektronicznie spoza PentaTAX i tradycyjnie, poprzez ręczne wprowadzanie do przygotowanych formatek ekranowych. Już na etapie gromadzenia danych Moduł wymusza na użytkownikach ich ujednolicenie, co automatycznie poprawia ich jakość.

Ważną kwestią jest możliwość gromadzenia informacji źródłowych we własnej bazie danych. Dzięki temu proces raportowania nie musi łączyć informacji z różnych źródeł. Minimalizuje to ryzyko ujawnienia niespójności danych dopiero w momencie raportowania, czyli zbyt późno. Moduł Ewidencje Akcyzowe pozwala na wykrycie błędów w zapisach we właściwym czasie, jeszcze przed upływem terminu zatwierdzenia danych ze wskazanego dnia.  Co za tym idzie, zmniejsza ryzyko przepuszczenia błędnych zapisów do zatwierdzonej części ewidencji oraz zmniejsza liczbę koniecznych korekt.

Scalenie rejestracji informacji wymaganych przez przepisy do prowadzenia ewidencji akcyzowych z informacjami specyficznymi dla organizacji, to kolejna z funkcji Modułu Ewidencje Akcyzowe. Dane specyficzne nie muszą być prezentowane w raportach przeznaczonych dla służb kontroli, ale mogą posłużyć do wyjaśnień w poszczególnych przypadkach. Dzięki nim ewidencje są też bardziej przejrzyste.

Większą czytelność ewidencji, która ma istotne znaczenie w kontaktach z urzędami kontrolnymi, uzyskujemy też dzięki datowaniu korekt do istniejących wpisów. Ta funkcja umożliwia uzyskanie prezentacji ewidencji aktualnej w wybranym momencie, na przykład w wersji pierwotnej, bez korekt ujawnionych i zarejestrowanych później.

Z całą pewnością prowadzenie ewidencji akcyzowych wiąże się z koniecznością zastosowania odpowiednich narzędzi. Wdrożenie Modułu Ewidencje Akcyzowe zmniejsza liczbę procesów realizowanych ręcznie. Zwiększa natomiast efektywność zbierania danych i poprawia ich jakość, pozytywnie wpływa też na sprawność raportowania. Powyższe aspekty dają istotne korzyści – zmniejszają koszty prowadzenia ewidencji i zwiększają bezpieczeństwo podatkowe a w efekcie  pozwalają na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.

Słownik:

Ewidencja Akcyzowa, Ewidencja – tutaj rejestr informacji o ruchach Wyrobu Akcyzowego o określonym Kodzie CN w wybranym Miejscu.

Miejsce – lokalizacja składu podatkowego lub miejsce, w którym podmiot inny niż skład podatkowy przechowuje, zużywa wyroby akcyzowe.

Zdarzenie Akcyzowe, Zdarzenie – tutaj rozumiane jako niepodzielny zapis o ruchu (przyjęciu, wydaniu, zużyciu, przeładunku, wyprodukowaniu) Wyrobu Akcyzowego w danym Miejscu. Każde Zdarzenie przynależy do konkretnej Ewidencji.

Autor: Grzegorz Mozdyniewicz, Analityk IT, Pentacomp